Langkah-langkah Penting dalam Mempersiapkan Sebuah Event

Sebelum acara dimulai, selalu ada proses persiapan yang panjang. Walau hanya dilakukan satu hari, event selalu memiliki sederet rangkaian persiapan yang dijalankan beberapa waktu sebelum hari pelaksanaan.

Sebuah event selalu memiliki tujuan, entah itu sebagai ceremonial, perayaan, promosi dan tujuan lainnya. Tentunya, sebuah acara harus dirancang jauh-jauh hari. Berikut ini adalah langkah persiapan untuk mengelola sebuah event.

baca juga tentang bisnis event organizer

Menentukan Tujuan Event

Tujuan adalah hal utama yang menjadi basis tahap-tahap persiapan selanjutnya. Jika tujuan dari sebuah event adalah untuk meningkatkan penjualan produk maka dapat dipastikan event ini harus didatangi oleh banyak orang dan acara dirangkai untuk menarik perhatian pengunjung.

Melakukan Riset

Sebuah event harus memiliki landasan yang kuat. Setelah menentukan tujuan event, hendaknya dilaksanakan sebuah riset untuk mengetahui bagaimana konsep acara. Mulai dari siapa  target pengunjung, tema event, dan untuk menemukan cara menarik perhatian target pengunjung. Jadi, sebelum membentuk tim pengelola acara, riset sudah harus ada di tangan.

Menyiapkan Tim Pengelola Event

Sebuah acara yang besar tentu akan sulit jika dikelola sendirian. Oleh karena itu, diperlukan tim yang solid untuk berbagi tugas. Penyiapan tim  ini harus diisi oleh orang-orang yang kompeten di bidangnya.

Seorang ahli lampu harus ditempatkan di bagian lighting. Seorang yang cakap berbicara dapat diberi tugas sebagai pembawa acara, dan seseorang dengan kemampuan manajemen yang baik bisa dijadikan ketua pengelola event atau penyesuaian-penyesuaian lain agar acara dapat dikelola dengan lancar.

Menggarap Konsep yang Menarik

Jika sebuah event ditujukan untuk promosi, hendaknya konsep acara harus mampu menarik target pengunjung untuk datang, misalnya dengan menghadirkan seorang tokoh dengan popularitas tinggi yang sesuai dengan apa yang akan dipromosikan. Publikasi acara bisa disebarkan dalam bentuk iklan dalam flyer, banner, brosur, media sosial dan lain sebagainya.

Tambahkan Aktivitas Seru di dalam Event

Hal yang menarik tidak cukup hanya diletakkan pada media promosi acara, namun juga harus tersemat selama sebuah event berlangsung. Maka, kemaslah sebuah acara melalui berbagai macam aktivitas yang menarik, sehingga pengunjung dapat bertahan dan menikmati acara hingga akhir.