8 Hal Merencanakan Acara Festival Outdoor, Inilah Hal yang Harus Diingat

Ketika cuaca bersahabat dan cerah, ini bisa berarti musim festival akan segera menjelang. Festival yang paling berkesan dan berjalan sukses, umumnya harus dirancang dengan matang. 

Terlebih lagi, jika Anda harus membuat acara festival di luar ruangan (outdoor) yang mengakomodir pengunjung hingga ribuan orang. Tentunya, persiapan harus lebih detail agar berjalan lancar. Mulai dari kamar mandi portabel, hingga manajemen tim yang kompak. Yuk, coba cek beberapa hal yang perlu diingat untuk merencanakan acara festival outdoor berikut!

1. Perizinan

Sebelum menyelenggarakan acara festival, periksa aturan dan hukum di lokasi festival. Lengkapi persyaratan yang dibutuhkan untuk mengadakan festival sehingga acara dapat terselenggara dengan baik dan menaati hukum yang berlaku. 

2. Keselamatan

Keamanan pengisi acara, vendor, dan para peserta harus menjadi bagian terpenting dalam festival. Rencanakan dan atur tata letak acara yang memprioritaskan keselamatan setiap orang. Termasuk menyediakan tim medis di lokasi. 

3. Keamanan

Pekerjakan staf keamanan yang profesional untuk membantu mencegah dan menangani insiden yang mengancam keamanan saat festival berlangsung. 

4. Tiket Masuk

Penjualan tiket masuk merupakan pertimbangan nomor satu untuk festival. Jadi, rencanakan secara cermat. Diskon atau potongan harga tiket akan meningkatkan minat pengunjung. Pertimbangkan untuk memakai tiket masuk berupa gelang, stempel tangan, atau sistem tiket kertas di loket. 

5. Pemasaran

Pemasaran bisa menjadi hal yang penting untuk menambah kesuksesan festival. Manfaatkan iklan banner di situs web yang relevan, buzzer di media sosial, atau beriklan di media lokal. 

6. Daya, Penerangan, dan Air

Pastikan semua peserta festival memiliki pasokan listrik dan air yang memadai untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sediakan juga sanitasi dan kamar mandi portabel agar pengunjung acara festival semakin nyaman.

7. Logistik

Buatlah rencana yang ideal bagi tim dan vendor untuk bisa mempersiapkan logistik saat masuk-keluar lokasi acara. Termasuk mempertimbangkan rute logistik dan sarana parkir kendaraan, agar semua logistik dapat diatur dan diturunkan dengan lancar. 

8. Pertimbangan Cuaca

Hal terpenting dalam acara festival outdoor adalah cuaca. Untuk mengantisipasi hujan atau cuaca buruk, pertimbangkan sebuah tenda besar yang dapat digunakan pengunjung festival berteduh. Atau, sediakan paviliun ber-AC jika ada anggaran tambahan. 

Gunakan panduan di atas untuk memastikan acara festival outdoor Anda menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi semua pengunjung yang hadir.