Mengadakan sebuah acara, baik untuk kebutuhan pribadi maupun profesional, seringkali dihadapkan pada tantangan utama: keterbatasan anggaran. Namun, keterbatasan dana tidak berarti acara Anda harus terlihat murahan atau kurang berkesan. Dengan strategi yang tepat, Anda tetap bisa menyelenggarakan event berkualitas tinggi tanpa harus menguras dompet.

Berikut ini adalah beberapa tips hemat dalam mengadakan event yang tetap menjaga kualitas dan profesionalisme acara Anda.

1. Tentukan Anggaran Sejak Awal dan Patuhilah

Langkah pertama yang paling penting adalah membuat anggaran yang jelas dan realistis. Tentukan batas maksimal pengeluaran untuk setiap komponen, seperti tempat, konsumsi, dekorasi, dan hiburan. Dengan perencanaan yang matang, Anda bisa memprioritaskan apa yang paling penting dan memangkas bagian yang kurang esensial.

Tips: Gunakan spreadsheet untuk melacak pengeluaran secara detail, agar Anda tidak kebablasan.

2. Pilih Lokasi yang Fungsional, Bukan Mahal

Lokasi adalah salah satu komponen paling mahal dalam event. Namun, tempat mahal belum tentu cocok atau efektif. Carilah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, mudah diakses, dan punya fasilitas lengkap. Banyak ruang komunitas, kafe, atau aula sekolah yang bisa disewa dengan harga jauh lebih murah dibanding hotel berbintang.

3. Manfaatkan Jaringan dan Relasi

Jika Anda memiliki teman, keluarga, atau kenalan yang bekerja di bidang dekorasi, dokumentasi, atau catering — manfaatkan koneksi tersebut. Kolaborasi atau barter jasa bisa sangat membantu memangkas biaya tanpa mengorbankan kualitas hasil.

Contoh: Teman Anda seorang fotografer? Ajak dia untuk mengabadikan momen acara dengan harga spesial atau kerja sama promosi.

4. Gunakan Dekorasi yang Simpel Tapi Estetik

Dekorasi tidak harus mahal untuk terlihat cantik. Anda bisa menggunakan dekorasi minimalis dengan konsep tematik yang kuat. Fokus pada elemen visual utama seperti backdrop, pencahayaan, atau center piece meja. Tambahkan sedikit sentuhan DIY (Do-It-Yourself) untuk kesan personal sekaligus hemat biaya.

5. Batasi Jumlah Undangan dengan Tepat Sasaran

Lebih banyak tamu berarti lebih banyak biaya, terutama untuk makanan dan tempat duduk. Undang orang-orang yang benar-benar relevan dengan tujuan acara Anda. Selain lebih intimate, cara ini juga membantu Anda mengelola anggaran secara efisien.

6. Pilih Paket All-in dari Event Organizer

Menggunakan jasa Event Organizer bisa terlihat seperti tambahan biaya, namun EO berpengalaman biasanya punya paket lengkap yang justru lebih hemat dibanding Anda mengurus sendiri semua vendor. EO memiliki koneksi dengan vendor langganan dan dapat menegosiasikan harga lebih baik.

7. Optimalkan Media Digital untuk Promosi (Jika Acara Publik)

Untuk acara seperti seminar atau launching produk, gunakan media sosial dan platform online gratis sebagai sarana promosi. Tidak perlu mencetak brosur atau spanduk mahal — cukup desain digital yang menarik dan strategi promosi yang tepat bisa menjangkau audiens luas tanpa biaya besar.

8. Evaluasi dan Siapkan Plan B

Agar pengeluaran tidak membengkak mendadak, selalu siapkan alternatif untuk setiap rencana. Misalnya, jika vendor utama batal, Anda sudah tahu siapa penggantinya dengan harga yang serupa. Evaluasi juga setiap keputusan sebelum dibuat agar tidak terjadi pengeluaran yang sia-sia.

Mengadakan event dengan anggaran terbatas bukan halangan untuk membuat acara yang berkesan dan berkualitas. Dengan perencanaan matang, pemilihan vendor yang tepat, dan strategi penghematan yang cerdas, Anda bisa menciptakan event yang profesional, elegan, dan efektif.

Apakah Jasa EO di lelang lebih mahal atau lebih murah

EO (Event Organizer) yang mengikuti proses lelang, seperti pada proyek pemerintah, BUMN, Tbk, atau perusahaan besar, bisa jadi lebih murah atau lebih mahal, tergantung konteksnya. Berikut penjelasan dua sisinya:

🔻 Bisa lebih murah jika:

1. Persaingan antar EO ketat, sehingga mereka menurunkan harga untuk memenangkan tender.

2. EO menggunakan strategi harga penetrasi (harga rendah untuk masuk pasar/lembaga baru).

3. Penyelenggara lelang fokus pada harga terendah, bukan kualitas (mekanisme penawaran terendah).

🔺 Bisa lebih mahal jika:

1. EO menghitung biaya administrasi lelang, legalitas, dan jaminan pelaksanaan.

2. Ada permintaan khusus yang membuat event kompleks (misal: keamanan tinggi, tamu VVIP, standar protokol tertentu).

3. Proyek bersifat kompleks atau berisiko tinggi, sehingga EO mengantisipasi banyak kemungkinan teknis.

4. Lelangnya cenderung formalitas dan tidak efisien, membuat EO memasang harga tinggi sebagai bentuk mitigasi risiko.

Intinya:

• Kalau proyeknya standar dan persaingannya banyak, kemungkinan harga jadi lebih murah.

• Kalau proyeknya rumit dan EO harus jamin hasil sempurna, maka akan lebih mahal

Lelang bisa jadi solusi efisien jika prosesnya transparan dan adil. Namun, jika lelang hanya formalitas dari bagian procurement, hasil akhirnya tidak selalu efisien — baik dari segi waktu maupun anggaran.

Bonus Tips: Hati-Hati dengan Lelang yang Hanya Formalitas

Beberapa Perusahaan membuka tender EO secara terbuka atau terbatas, namun tidak sedikit yang sebenarnya hanya menjadikan lelang sebagai formalitas administratif. Dalam kondisi seperti ini, pemenang tender seringkali sudah "ditentukan sebelumnya", dan EO lain hanya dijadikan pelengkap administrasi.

Jika Anda adalah penyedia jasa EO, berikut tips untuk menghindari kerugian akibat ikut lelang formalitas:

• Analisis dokumen tender secara cermat. Jika syarat tampak berat sebelah atau sangat spesifik ke satu penyedia, waspadai indikasi tender fiktif atau formalitas.

• Jangan buang waktu dan biaya untuk ikut proses yang sejak awal tampak tidak transparan.

• Prioritaskan tender yang transparan dan kompetitif, di mana Anda punya peluang realistis untuk menang berdasarkan kualitas penawaran.

Mengadakan event profesional tidak harus mahal, dan memilih EO yang tepat tidak harus lewat proses yang rumit. Justru, menghindari jebakan seperti tender formalitas bisa menghemat waktu dan sumber daya Anda.

Bagi perusahaan yang berstatus Tbk (Terbuka), proses pengadaan mitra kerja, termasuk Event Organizer (EO), tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Setiap langkah harus sesuai dengan prinsip transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi, sejalan dengan tuntutan Good Corporate Governance (GCG). Salah satu bentuk penerapan prinsip tersebut adalah melalui lelang atau tender terbuka.

Berikut ini alasan mengapa perusahaan Tbk melakukan lelang EO:

1. Transparansi dan Akuntabilitas Publik

Sebagai entitas publik, perusahaan Tbk bertanggung jawab kepada pemegang saham dan publik investor. Maka, semua bentuk pengeluaran — termasuk jasa event — harus melalui proses yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.

Lelang menjadi cara objektif untuk membuktikan bahwa EO yang dipilih benar-benar berdasarkan kriteria terbaik, bukan hubungan personal.

2. Kepatuhan Terhadap Regulasi dan GCG

Perusahaan Tbk diawasi oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan tunduk pada ketentuan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang Perseroan Terbatas. Proses lelang adalah salah satu bentuk implementasi prinsip GCG, terutama dalam hal:

• Fairness (keadilan)

• Responsibility (tanggung jawab)

• Transparency (keterbukaan)

Namun dalam praktiknya, tidak sedikit perusahaan yang menjalankan tender hanya sebagai formalitas — atau sekadar window shopping. Beberapa hanya mencari referensi dari proposal EO tanpa niat bekerja sama, bahkan menyalin ide atau konsep presentasi EO untuk digunakan secara internal.

Agar proses procurement berjalan efektif dan beretika, perusahaan sebaiknya:

• Memastikan lelang dilakukan dengan niat untuk memilih vendor terbaik, bukan sekadar formalitas.

• Menghindari permintaan negosiasi berlebihan yang tidak masuk akal atau mengabaikan kualitas kerja EO demi harga serendah mungkin.

Lelang yang sehat bukan hanya soal harga termurah, tapi keseimbangan antara harga, kualitas, dan komitmen kerja.

3. Efisiensi dan Perbandingan Penawaran

Dengan membuka tender EO, perusahaan dapat:

• Membandingkan penawaran harga dan layanan

• Memilih vendor yang memberikan nilai terbaik, bukan sekadar harga terendah

• Menekan risiko pengeluaran yang tidak efektif

Dalam banyak kasus, tender juga membantu perusahaan mendapatkan solusi kreatif dari EO yang berbeda, sehingga hasil akhir lebih optimal.

4. Dukungan Audit Internal dan Eksternal

Proses tender menciptakan jejak dokumentasi lengkap. Ini penting untuk memudahkan audit internal dan eksternal, termasuk audit oleh OJK atau Kantor Akuntan Publik (KAP). Keberadaan dokumen tender menjadi bukti bahwa perusahaan telah:

• Melakukan seleksi vendor secara obyektif

• Tidak melanggar aturan procurement

• Menjalankan prinsip tata kelola yang baik

5. Mencegah Konflik Kepentingan

Dengan sistem lelang terbuka, perusahaan mengurangi potensi konflik kepentingan — seperti pemilihan EO berdasarkan kedekatan pribadi atau tekanan pihak tertentu. Hal ini penting untuk menjaga reputasi perusahaan, terutama di mata publik dan media.

AGI Event: Solusi Event Hemat Tanpa Mengurangi Kualitas

AGI Event hadir sebagai partner terpercaya bagi Anda yang ingin menyelenggarakan acara yang berkesan, profesional, dan hemat. Kami menawarkan paket event all-in-one yang fleksibel sesuai anggaran, tanpa mengorbankan kualitas dan kreativitas.

Sebagai penyedia jasa EO berpengalaman, AGI Event siap mengikuti proses tender resmi sesuai standar perusahaan terbuka. Kami telah terbiasa bekerja secara sistematis, transparan, dan dapat mendukung proses pengadaan dari tahap penawaran hingga pelaporan akhir acara.

📞 Konsultasikan kebutuhan event Anda bersama kami sekarang di agievent.com dan dapatkan penawaran terbaik!